POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Intention

La protection de la confidentialité des renseignements personnels représente un aspect important du fonctionnement de NPower Canada. La collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels de façon appropriée, responsable et éthique sont essentielles aux activités quotidiennes de NPower Canada.

NPower Canada s’efforce de protéger et de respecter les renseignements personnels de sa clientèle, de son personnel, de ses partenaires d’affaires, etc., conformément à toutes les lois régionales et fédérales en vigueur. Chaque membre du personnel de NPower Canada doit respecter les procédures et les pratiques de cet organisme lors du traitement de renseignements personnels.

Directives

Applicabilité

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels informe chaque personne de l’engagement de NPower Canada à cet égard et établit les modalités selon lesquelles cette protection est assurée. La présente Politique sur la protection des renseignements personnels s’applique à tous les renseignements personnels détenus et contrôlés par NPower Canada.

Les renseignements personnels désignent tout renseignement permettant d’identifier une personne ou un groupe de personnes, notamment le nom, la date de naissance, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le numéro de sécurité ou d’assurance sociale, la nationalité, le genre, les antécédents médicaux, les données financières, les numéros de carte de crédit, les numéros de compte bancaire, les actifs, les dettes, les passifs, les registres de paiement, les registres de crédit, les registres de prêts, les avis et les opinions personnelles.

Les renseignements commerciaux s’entendent comme l’adresse professionnelle de NPower Canada; son numéro de téléphone; les noms de ses propriétaires, des membres de sa direction et de son conseil d’administration; ses intitulés de poste; ses numéros d’enregistrement et sa situation financière. Il convient de traiter et de gérer les renseignements commerciaux avec le même niveau de confidentialité, de protection et de respect que des renseignements personnels.

Le consentement est obtenu lorsqu’une personne signe une demande ou un autre formulaire où figurent des renseignements personnels, autorisant ainsi NPower Canada à collecter, utiliser et divulguer les renseignements personnels de celle-ci aux fins indiquées dans le formulaire ou à l’article Utilisation appropriée de la présente politique.

La personne accorde son consentement implicitement lorsqu’elle signe la demande ou le formulaire. NPower Canada peut ainsi obtenir ou vérifier des renseignements provenant de tierces parties (comme des banques, des bureaux de crédit, des prêteurs ou des compagnies d’assurance) dans le cadre du processus d’évaluation de l’admissibilité des personnes, des client·e·s, des candidat·e·s à un emploi ou des partenaires d’affaires.

Utilisation appropriée

NPower Canada collecte et utilise des renseignements personnels uniquement dans le but d’entreprendre des affaires et de mieux comprendre sa clientèle. NPower Canada affirme par les présentes que les renseignements personnels ne serviront qu’aux fins suivantes :

  • Offrir des programmes et des services conformément à notre mission;
  • Tenir le personnel et les participant·e·s au courant des programmes, des événements et des services de NPower Canada;
  • Remettre des reçus officiels de dons aux donateur·ice·s et/ou administrer des dons récurrents préautorisés;
  • À des fins de recherche interne.

Énoncés de politique

– NPower Canada assume l’entière responsabilité des renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle. L’organisme a nommé Andrew Reddin comme gardien de toutes les questions de protection de renseignements personnels et de conformité juridique aux lois sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez traiter toute préoccupation relative à la protection des renseignements personnels par courriel à [email protected]

– NPower Canada obtient des renseignements personnels directement auprès de la personne à qui ils appartiennent. Toute personne a le droit de savoir comment NPower Canada utilise les renseignements personnels; l’organisme limitera l’utilisation des renseignements personnels collectés uniquement à ce qui est nécessaire aux fins énoncées. NPower Canada obtiendra le consentement de la personne si les renseignements personnels doivent servir à d’autres fins. NPower Canada n’utilisera pas ces renseignements sans le consentement de la personne.

– Dans tous les cas, NPower Canada n’est pas autorisé à vendre, distribuer ou autrement divulguer des renseignements personnels ou des listes de contacts à des tierces parties. Cependant, une divulgation limitée peut être requise dans le cadre de l’exécution par NPower Canada de ses activités quotidiennes et missions professionnelles déclarées. Cela peut concerner des consultant·e·s, des fournisseurs ou des partenaires d’affaires de NPower Canada, mais seulement s’il est entendu que ces parties respectent la présente Politique sur la protection des renseignements personnels, dans la mesure nécessaire pour s’acquitter de leurs propres missions professionnelles et activités quotidiennes.

– NPower Canada conservera les renseignements personnels seulement pendant la durée nécessaire à la conduite des affaires. Lorsque les renseignements personnels ne seront plus requis, ils seront détruits de façon sécurisée. Toutefois, certaines lois peuvent exiger la conservation de certains renseignements personnels pendant une période donnée. Dans ce cas, la loi aura préséance sur la présente politique.

– NPower Canada s’engage à protéger les renseignements personnels en mettant en œuvre les mesures de sécurité, les mesures de protection physiques et les précautions électroniques appropriées. NPower Canada conserve les renseignements personnels à la fois dans des dossiers papier et des dossiers électroniques. Lorsque la loi ou les politiques de reprise après sinistre ou de continuité des activités l’exigent, les anciens dossiers peuvent être gardés dans un endroit hors site sécurisé.

– L’accès aux renseignements personnels sera réservé au personnel et aux autres agent·e·s de NPower Canada qui ont besoin de ces renseignements dans l’exercice de leurs fonctions, et aux personnes autrement autorisées par la loi.

– Les systèmes informatiques et de réseau de NPower Canada sont protégés par des mots de passe complexes. Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux systèmes et aux bases de données sécurisés.

– Les dossiers actifs sont conservés dans des classeurs verrouillés.

– Les routeurs et les serveurs connectés à Internet sont protégés par un pare-feu; ils sont en outre protégés contre les attaques de virus et la surveillance de trafic par des solutions logicielles adéquates.

– Les renseignements personnels ne sont pas transmis aux bénévoles, aux étudiant·e·s d’été, aux stagiaires ou à d’autres membres non rémunéré·e·s du personnel par courriel ou par tout autre moyen électronique.

– Notre politique sur la protection des renseignements personnels figurera sur le site Web de NPower Canada avec nos pratiques en matière de renseignements personnels. Les personnes qui entrent des données sur le site Web seront avisées de ce qui suit :

  • Les renseignements personnels identifiables les concernant qui sont collectés sur le site Web ou sur des sites affiliés.
  • Les renseignements sur l’organisme de collecte des données.
  • La façon dont les données seront utilisées.
  • À qui les données peuvent être divulguées ou non.
  • Les options qui s’offrent à elles en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
  • Les procédures de sécurité des technologies de l’information en place qui protègent contre la destruction, la perte, le vol, la modification ou la mauvaise utilisation des renseignements personnels sous la possession et le contrôle de NPower Canada.
  • La façon dont la personne peut accéder à ses renseignements personnels et les corriger.
  • NPower Canada peut communiquer des renseignements démographiques compilés à ses partenaires d’affaires ou à ses annonceurs, mais aucun renseignement personnel permettant d’identifier une personne en particulier ne doit être divulgué.
  • Des liens vers d’autres sites peuvent figurer sur le présent site Web, mais NPower Canada n’assume aucune responsabilité envers les pratiques en matière de protection des renseignements personnels des sites d’autres organismes.
  • Même si les adresses IP sont consignées afin d’administrer le site, de suivre les déplacements des visiteurs et de recueillir des renseignements démographiques, ces adresses IP ne seront liées à aucun renseignement personnel identifiable.
  • Tout formulaire d’inscription ou de commande demandant aux visiteurs du site d’entrer des renseignements personnels ou financiers sera protégé par le chiffrement SSL.
  • Les visiteurs du site ont le choix de refuser l’utilisation de leurs renseignements personnels au moment de leur collecte.

– Dans la plupart des cas, NPower Canada donnera aux personnes accès à leurs renseignements personnels sur présentation d’une demande écrite et d’une pièce d’identité satisfaisante. Si une personne trouve des erreurs factuelles dans ses renseignements personnels, elle doit en aviser NPower Canada dès que possible pour que celui-ci apporte les corrections appropriées. Si NPower Canada refuse la demande d’une personne d’accéder à ses renseignements personnels, celui-ci l’informera par écrit de la raison de ce refus. La personne pourra alors contester la décision. – NPower Canada peut utiliser des renseignements personnels sans le consentement de la personne dans des circonstances particulières. Voici quelques-unes des situations concernées :

  • NPower Canada est tenu par la loi de divulguer des renseignements personnels afin de satisfaire aux besoins d’une enquête sur la contravention à une règle régionale ou fédérale, en vertu de la portée  des autorités appropriées .
  • En cas d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité personnelle d’une personne.
  • Les renseignements personnels servent à des études ou à des recherches statistiques internes.
  • Les renseignements personnels sont déjà accessibles au public.
  • La divulgation est nécessaire pour enquêter sur une rupture de contrat.

Conclusion

Pour traiter toute question ou préoccupation concernant la présente politique sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous au 647 689-5850. NPower Canada enquêtera et répondra aux préoccupations concernant tout aspect du traitement des renseignements personnels. L’organisme répondra aux préoccupations de son mieux.